Transportation Management System (TMS) : Qu’est-ce que c’est ?

Aujourd’hui, la compétitivité est de plus en plus forte. Pour y faire face, les entreprises cherchent sans cesse des moyens d’augmenter leur productivité à moindre coût. Dès lors, l’utilisation d’outils de gestion des processus devient essentielle pour atteindre les objectifs professionnels. Cette nécessité est particulièrement importante dans le secteur du transport, où la course contre-la-montre est devenue primordiale.

C’est pourquoi de nombreux acteurs de ce secteur se tournent vers les systèmes de gestion des transports. Les TMS ou Transportation Management System sont des outils indispensables pour promouvoir la gestion des flux de marchandises. Mais, qu’est-ce qu’un TMS exactement ? À quoi sert une Transportation Management System ? Comment peuvent-ils contribuer au développement d’une société ?

Rappel sur la gestion des transports et supply chain

Le secteur des transports joue un rôle essentiel dans l’économie mondiale, que ce soit pour assurer le mouvement des marchandises ou celui des personnes à travers divers modes de transport. Aujourd’hui, il est fascinant de constater que malgré l’évolution technologique, près de la moitié des entreprises continuent d’utiliser des tableurs Excel pour gérer leurs opérations de transport.

La gestion des activités dans le domaine des transports revêt une importance capitale. En effet, elle vise à coordonner efficacement les différentes étapes du processus logistique, de l’organisation des expéditions à la surveillance des itinéraires de livraison en passant par la réservation des moyens de transport. Une gestion bien structurée permet d’optimiser les flux des marchandises, de réduire au maximum les coûts opérationnels et de garantir le respect des délais.

Transportation Management System TMS: définition

Il est évident que la question des opérations de transport et d’organisation logistique doit se moderniser pour répondre aux défis d’aujourd’hui. Les pratiques traditionnelles basées sur Excel peuvent être limitées dans leur capacité à s’adapter rapidement aux changements du marché et à traiter de grandes quantités d’informations en temps réel. Ainsi, les entreprises adoptent de nouvelles solutions pour améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi pour bénéficier d’une meilleure visibilité sur les données en vue d’une prise de décision plus éclairée.

Un TMS logistique (Transportation Management System en anglais) est également connu sous le nom de « système de gestion des transports ». S’agissant d’un logiciel dédié à la gestion et à l’optimisation des flux de transport dans la chaîne logistique, le TMS est principalement utilisé pour :

• gérer efficacement un lot de véhicules et de chauffeurs
• organiser le planning de chargement, de déchargement et d’expédition
• établir la facturation des prestations de services.

Avec un TMS, les exploitants, les transporteurs et les prestataires logistiques peuvent allouer des missions spécifiques aux conducteurs et générer des documents indispensables au transport de marchandises.

Qui utilise un TMS ?

Une Transportation Management System est une plateforme dont l’objectif principal est de faciliter le pilotage de la fonction transport des sociétés. Sous forme de logiciel, il constitue un outil idéal pour accompagner le transporteur, quel que soit le secteur (maritime, ferroviaire, fluvial, aérien, routier…).

Les TMS s’adaptent à n’importe quels moyens de transport et à plusieurs types de métiers qui doivent envoyer, déplacer ou recevoir une marchandise, notamment :

• Les distributeurs
• Les entreprises d’e-commerce
• Le commerce de détail
• Les fabricants
• Les sociétés fournisseurs de services logistiques (entreprises de logistique tierces et externes 3 PL et 4 PL, prestataires de services logistiques LSP).

Par exemple, les TMS sont utiles pour un chargeur qui souhaite améliorer ses activités de transport à des coûts réduits. Ils répondent également aux besoins des acteurs de l’e-commerce ayant besoin d’une bonne organisation logistique après » une prise de commandes de la clientèle et pour l’expédition des articles.

Quelles sont les fonctionnalités les plus courantes proposées par les TMS ?

Un système de gestion de transports remplit plusieurs fonctions se déclinant en plusieurs points.

Fonction stratégique

La fonctionnalité stratégique repose sur l’optimisation du réseau logistique et des achats. Elle permet de maximiser l’efficacité des livraisons tout en réduisant les coûts. Par exemple, un TMS peut analyser les renseignements historiques des expéditions et recommander des itinéraires pour minimiser les distances parcourues et gagner du temps.

Fonction tactique

Un TMS propose la facturation des prestations aux clients et le suivi des budgets. Sa fonctionnalité tactique garantit une meilleure gestion financière. En effet, ce système peut générer automatiquement des facturations précises en fonction des taux convenus avec les clients, tout en surveillant les dépenses tout au long du processus de transport.

Fonction opérationnelle

Une société peut recourir à un TMS pour assurer la mesure et le suivi des performances de livraison à travers l’optimisation des tournées. Non seulement il collecte les informations en temps réels sur la performance des transporteurs, mais il aide aussi les gestionnaires à prendre des décisions pour améliorer les temps de livraison et réduire les retards.

Grâce à la planification, un TMS réalise l’affectation des chauffeurs et des véhicules pour une attribution optimale des ressources. Autrement dit, il sera plus facile de prendre en compte les compétences des chauffeurs, les types de véhicules et les contraintes de livraison pour planifier les missions.

Fonction exécution

Le suivi opérationnel et administratif du transport (traçabilité) ainsi que la transparence des informations sont les clés d’une bonne organisation. Dans cet ordre, un TMS peut utiliser des technologies de suivi GPS pour permettre aux gestionnaires et aux clients de connaître l’emplacement précis des envois.

Pour orienter votre choix dans la solution TMS adaptée à vos besoins, commencez par réaliser une évaluation interne de la situation actuelle de l’entreprise. Une approche simple et efficace consiste à examiner les besoins liés à l’activité professionnelle.

Pour quelles raisons utiliser un TMS en entreprise ?

Dans le monde de la supply chain, où les délais de livraison sont exigeants et la concurrence internationale ne cesse de croître, une Transportation Management System est un atout concurrentiel essentiel. Les avantages qu’offre ce logiciel sont multiples et revêtent une grande importance dans l’amélioration du transport.

Soutenir la prise de décisions

Grâce aux éléments fournis par le logiciel, il est possible d’analyser l’efficacité des processus logistiques d’une entreprise. La visibilité en temps réel des mouvements permet d’être plus réactive face aux erreurs, aux axes d’amélioration et aux problèmes, afin de renforcer sa performance.

Gérer les tournées

La Transportation Management System est une solution complète qui facilite toutes les étapes de la chaîne logistique. Que ce soit lors de l’ordonnancement ou au moment de la livraison des marchandises, elle donne accès à des dossiers et des ordres de transport fournissant un planning graphique sur l’état d’avancement des opérations et de la facturation.

De plus, le TMS peut être intégré à un système ERP, ce qui optimise l’enregistrement automatique des factures et facilite le suivi de la comptabilité.

Réduire les coûts

Le logiciel TMS centralise les données pour établir un schéma de livraison optimisé sur les plans « coût » et « délai ». Grâce à ce système, les trajets sont planifiés de manière logique afin de maximiser le taux de remplissage des véhicules. Les exploitants peuvent ainsi anticiper leurs dépenses et obtenir des calculs précis de temps et de kilométrage. La traçabilité des véhicules et des produits offre également la possibilité d’analyser les pertes de marchandises

Améliorer la satisfaction client

Lorsque la chaîne logistique est bien organisée, les délais se raccourcissent et les retards se font rares, ce qui améliore considérablement la qualité du service. Les TMS réduisent les retards interminables et proposent une expérience de service supérieure.

Optimiser la logistique

Les TMS sont votre allié pour assurer votre activité logistique. Il enregistre scrupuleusement tous vos indicateurs de performance (KPI), aidant ainsi à analyser les forces et les faiblesses de votre système de transport. Par ailleurs, ce système de gestion des transports offre à votre clientèle une transparence totale. Par exemple, vous pouvez montrer votre sensibilité pour l’environnement et communiquer ouvertement vos émissions de gaz à effet de serre.